11–12 жовтня 2012 року відбулася Міжнародна науково-практична конференція «Електронний документ: актуальні завдання та практичне впровадження (Життєвий цикл електронного документа)».

Організаторами заходу виступили Державна архівна служба України, Національна академія державного управління при Президентові України, Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства, Центральний державний електронний архів України.

Під час конференції було визначено актуальні наукові і практичні проблеми впровадження електронних документів, що постають перед документознавцями й архівістами на сучасному етапі розвитку інформаційного суспільства, окреслено можливі шляхи вирішення зазначених проблем.

У конференції взяли участь провідні вчені, представники архівних служб та установ, навчальних і наукових закладів не лише України, а й Білорусі, Естонії, Казахстану, Литви, Росії, США.

Учасники конференції відзначили, що за останні два роки покращилося науково-методичне забезпечення електронного документообігу, виконано ряд науково-дослідних проектів, підготовлено проекти нових нормативно-правових актів, що унормовують електронний документообіг, роботу з електронними документами у діловодстві, їх підготовку до передавання на архівне зберігання, нормативні акти щодо приймання-передавання електронних документів на архівне зберігання до державних архівів, їх облік, зберігання та доступ до них.

У вітальному слові до учасників зібрання перший віце-президент Національної академії державного управління при Президентові України Костянтин Ващенко наголосив, що загальною тенденцією розвитку суспільства є його трансформація в інформаційне суспільство та суспільство знань, технологічною основою яких є сучасні інформаційно-комунікаційні технології, насамперед, технології електронного урядування. Передові країни світу давно вже адаптували свої системи державного управління до умов інформаційного суспільства. На сьогодні в Україні актуальним також є питання впровадження і розвитку електронного урядування, однією з передумов якого є застосування електронного документообігу в державному управлінні.

Заступник Голови Державної архівної служби Ольга Музичук у своєму виступі наголосила, що Міжнародна науково-практична конференція проводиться на виконання Плану спільних заходів Державної архівної служби України і Федерального архівного агентства (Російська Федерація) на 2011–2013 рр. За словами О. Музичук, питання життєвого циклу електронного документу та проблеми архівного зберігання електронних документів та документів в електронній формі активно обговорюються світовою архівноюспільнотою, науковцями, представниками державних органів влади та управління, громадськістю. Саме тому до участі запрошено широке коло спеціалістів, провідне місце серед яких займають архівісти, оскільки саме вони найкраще розуміють, з якими проблемами можуть зіткнутися органи виконавчої влади при передаванні електронних документів на державне зберігання, а архівні установи – при довговічному зберіганні архівних електронних документів.

Заступник директора Історико-архівного інституту Російського державного гуманітарного університету, кандидат історичних наук, доцент Алєксєєва Олена Вікторівна звернула увагу присутніх на те, що прогресуючий розвиток інформаційних і телекомунікаційних технологій призвів до масового переходу на електронний документообіг у всіх сферах життя суспільства і особливо - в державному управлінні. Однак, в даний час існує реальна загроза втрати сучасним суспільством більшої частини своєї ретроспективної документальної спадщини, так як архівна галузь ще не в повній мірі готова до викликів технічного прогресу. Ця проблема актуальна для архівних служб всього світу, а вирішення її на рівні застосовуваних методів і технологій архівного зберігання електронних документів ще далека від завершення.

Як зазначила керівник відділу інформаційних технологій управління архівів і документації Східно-Казахстанської області Інесса Носова, ніяка інформатизація архівів неможлива без технічної інфраструктури. В даний час технічне оснащення державних архівів Східно-Казахстанської області відповідає всім необхідним вимогам для того, щоб Державною установою «Управління архівів і документації Східно-Казахстанської області» та державними архівами Казахстану електронна державна послуга «Видача архівних довідок» надавалася через веб-портал «електронного уряду».

Результатом міжнародної науково-практичної конференції стало прийняття резолюції, в якій окреслено шляхи вирішення проблем впровадження електронних документів в Україні, зокрема: вдосконалення законодавчого та науково-методичного забезпечення електронних документаційних процесів, унормування роботи з електронними документами у діловодстві та архівного зберігання електронних документів; продовження реалізації проектів щодо законодавчого закріплення ролі електронних документів в суспільстві та державі як базису для впровадження електронного урядування та розбудови інформаційного суспільства; гармонізація міжнародних стандартів у сфері електронного документообігу, обміну електронними документами; продовження практичних дискусій щодо методологічної основи електронного документознавства та електронного архівознавства у форматах круглих столів, семінарів, конференцій та на сторінках періодичних видань, а також підготовка методичних та учбових посібників, дисертаційних досліджень; продовження наукової роботи щодо визначення сутності електронних інформаційних ресурсів та дослідження їх життєвого циклу з позицій документознавства та архівознавства.

Партнери: