РЕЗОЛЮЦІЯ щорічного круглого столу архівістів з міжнародною участю «Оцифрування документів Національного архівного фонду як пріоритетний напрям цифровізації національних архівів: проблеми та перспективи»

Станом на початок 2019 р. Національний архівний фонд (далі – НАФ) складає більш ніж 80 млн. одиниць зберігання, які відповідно до статті 4 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» є культурними цінностями, що належать державі та перебувають під її охороною.

Учасники засідання Круглого столу на тему «Оцифрування документів Національного архівного фонду як пріоритетний напрям цифровізації національних архівів: проблеми та перспективи», що відбувся 19 лютого 2019 р., враховуючи результати обговорення питань, запропонованих на заході:

– усвідомлюють важливість оцифрування документів НАФ у забезпеченні інтелектуального доступу до інформації документів, що зберігається в архівних установах;

– визначають, що значна частина культурного надбання України наразі перебуває у стані підвищеної небезпеки та наголошують на актуальності ініціативи оцифрування для забезпечення збереженості документальної культурної спадщини, що співзвучна з міжнародними тенденціями;

– поділяють бачення процесу оцифрування архівних документів як пріоритетного напряму цифровізації національних архівів;

– констатують наявність низки проблем у цьому напрямі архівної діяльності, через які процеси оцифрування не набувають організованості, системності, плановості, є фрагментарними та потребують негайного розв’язання’

– вважають за важливе відзначити, що у зв’язку з постійним недофінансуванням матеріально-технічна база архівних установ знаходиться у катастрофічному стані, що створює серйозну загрозу збереженості документів НАФ та ускладнює створення благодійних умов для надання доступу до документів з урахуванням переваг сучасних інформаційних технологій;

– зазначають, що стан інформаційного суспільства висуває перед архівістами складні завдання щодо надання доступу до інформації документів НАФ у відповідності до розвитку сучасних засобів комунікацій.

– для вирішення актуальних питань цифровізації архівної справи, зокрема оцифрування документів НАФ, описів справ постійного зберігання та надання віддаленого доступу до них, запровадження електронних архівних послуг за принципом єдиного вікна (one-stop-shop), забезпечення інноваційного розвитку архівних установ із урахування міжнародного досвіду, рекомендують:

1. Спілці Архівістів України (далі – САУ):

1.1. Продовжити роботу з популяризації ролі архівів та професії архівіста у суспільстві.

2. Міністерству юстиції України:

2.1. Сприяти найскорішому затвердженню та реєстрації Порядку створення та організації роботи Централізованого фонду користування та Правил оцифрування документів Національного архівного фонду, дія яких повинна поширюватися на всі архівні установи України, в яких зберігаються документи НАФ.

2.2. Спільно з Державною архівною службою України та Державним агентством з питань електронного урядування України максимально сприяти включенню до завдань Національної програми інформатизації 2019 рік пропозицій, що були подані Укрдержархівом на виконання Плану заходів з реалізації Концепції розвитку електронного урядування в Україні, затвердженого розпорядженням Кабінету Міністрів України від 22.08.2018 № 617-р, та виконанню цих завдань протягом 2019 року.

3. Державній архівній службі України (далі – Укрдержархіву):

3.1. Спільно із САУ продовжувати щорічний розгляд актуальних питань щодо розвитку архівної справи України у форматі круглих столів на базі державних архівів України.

3.2. Звернути особливу увагу на участь у заходах, зазначеного формату, керівників архівних установ, що слід розглядати, як підтвердження їх готовності до системної співпраці та сприйманню налагодженню діалогу між архівною спільнотою та громадянським суспільством.

3.3. Прискорити підготовку пропозицій до проектів зазначених нормативно-правових актів з питань оцифрування документів НАФ та створення Централізованого фонду користування.

3.4. Для вирішення питання із забезпечення державних архівних установ новими спеціалізованими приміщеннями та відповідним обладнанням ініціювати проведення консультацій у Кабінеті Міністрів України з метою затвердження постановами Уряду державних цільових програм «Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду» та «Забезпечення оцифрування архівних документів», у тому числі на виконання розпорядження Кабінету Міністрів України від 22.08.2018 № 617-р.

3.5. Ініціювати проведення централізованих тренінгів з відповідальними працівниками архівних установ з питань створення, зберігання, обліку цифрових копій документів НАФ та доступу до цифрового фонду користування.

3.6. Ініціювати укладання методичних рекомендацій щодо технічних вимог до комп’ютерної техніки, сканерів, іншого обладнання, необхідного для створення, зберігання та обліку цифрового фонду користування.

4. Архівним установам України:

4.1. Активізувати впровадження цифровізації в діяльність цих установ з метою автоматизації усіх процесів архівної справи.

4.2. Активізувати першочергове оцифрування документів, що користуються найбільшим попитом, у тому числі великоформатних документів, метричних книг та аудіовізуальних документів.

4.3. Максимально сприяти передаванню до Централізованого фонду користування цифрових копій документів НАФ, описів справ постійного зберігання та наповненню бази даних цього інформаційного ресурсу довідковими даними про документи НАФ.

4.4. Сприяти залученню до роботи в архівних установах випускників фахових напрямків, зокрема проходженню практики студентів профільних спеціальностей.

5. Центральному державному електронному архіву України:

5.1. Забезпечити розвиток інформаційно-телекомунікаційної системи архіву для створення, організації роботи та захисту інформації Централізованого фонду користування.

5.2. Забезпечити розробку спеціального програмного забезпечення, призначеного для єдиного обліку, зберігання цифрових копій документів НАФ, створення електронного довідкового апарату.

6. Усім учасникам круглого столу:

6.1. Оприлюднити матеріали круглого столу у ЗМІ, власних веб-сайтах, фахових виданнях, соціальних мережах та сприяти розповсюдженню інформації про результати роботи круглого столу як серед українського суспільства так і представляти їх перед закордонними партнерами.

6.2. Продовжити співпрацю з порушених на круглому столі питань з метою їх практичного вирішення.