Вчена рада

Склад

ЗАТВЕРДЖЕНО
наказ директора УНДІАСД
від 18.11.2020 № 30
(у редакції наказу УНДІАСД
від 03.10.2022 № 22)

ПОЛОЖЕННЯ
про вчену раду Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства

1 Загальні положення

1.1. Вчена рада Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства (далі – УНДІАСД) є колегіальним органом управління науковою, науково-видавничою та науково-організаційною діяльністю інституту.

1.2. У своїй діяльності вчена рада керується Конституцією України, Законом України «Про наукову і науково-технічну діяльність», Порядком підготовки здобувачів вищої освіти ступеня доктора філософії та доктора наук у закладах вищої освіти (наукових установах), Порядком присвоєння вчених звань науковим і науково-педагогічним працівникам, Положенням про організацію наукової і науково-технічної діяльності Державної архівної служби України у сфері архівної справи та страхового фонду документації, Порядком проведення конкурсу на заміщення вакантних наукових посад в Українському науково-дослідному інституті архівної справи та документознавства, іншими нормативними актами у сфері діяльності наукових установ, наказами та вказівками Міністерства юстиції України, Державної архівної служби України (далі – Укрдержархів), статутом УНДІАСД та цим Положенням.

1.3. Положення про вчену раду схвалює вчена рада та затверджує директор інституту.

1.4. Три чверті складу вченої ради обирається таємним голосуванням колективу наукових працівників інституту, а решта її членів призначається наказом директора.

1.5. Директор інституту, його заступник і вчений секретар інституту є членами вченої ради інституту за посадою.

1.6. Крім наукових працівників інституту, до складу вченої ради можуть залучатися провідні фахівці Укрдержархіву, Національної академії наук України, закладів вищої освіти та інших профільних інституцій.

1.7. Голова ради, його заступник та вчений секретар вченої ради обираються таємним голосуванням із числа її членів.

1.8. Кількісний склад членів вченої ради інституту визначається статутом і становить 15 осіб.

1.9. Персональний склад вченої ради інституту затверджується наказом директора інституту терміном на 5 років.

1.10. Членство у вченій раді УНДІАСД достроково припиняється у разі:

• звільнення з роботи;
• звільнення з посади особи, членство якої передбачено п. 1.5 цього Положення;
• подання на ім’я голови вченої ради заяви про вихід із цього колегіального органу;
• подання на ім’я голови вченої ради заяв не менш 1/3 діючих членів про розгляд питання щодо одного із членів цього колегіального органу або на одну заяву менше, якщо одним із ініціаторів є голова вченої ради;
• пропуску двох поспіль засідань вченої ради;
• смерті;
• рішенням директора УНДІАСД щодо членів, які були ним призначені відповідно до п. 1.6 цього Положення;

У разі достроково припинення членства у вченій раді УНДІАСД, обираються або призначаються нові члени цього колегіального органу відповідно до пп. 1.4-1.7 цього Положення. Зміни до складу вченої ради УНДІАСД затверджується наказом директора інституту.

2. Основні завдання і функції вченої ради

2.1. Основними завданнями вченої ради є:

• визначення стратегії розвитку УНДІАСД та перспективних напрямів діяльності інституту;
• прогнозування наукових досліджень у галузі архівознавства та документознавства;
• розгляд і оцінка результатів наукової, видавничої та науково-організаційної діяльності інституту.

2.2. Відповідно до покладених на неї завдань вчена рада:

• здійснює наукову оцінку тематики та результатів науково-дослідної роботи інституту;
• розглядає та схвалює річні тематичні плани науково-дослідних робіт, що виконуються УНДІАСД;
• розглядає питання удосконалення та розвитку структури УНДІАСД;
• затверджує теми дисертаційних досліджень здобувачів вищої освіти ступеня доктора філософії, доктора наук та призначає їх наукових керівників (консультантів);
• затверджує результати атестації наукових працівників, аспірантів УНДІАСД, результати конкурсу на вакантні посади наукових працівників інституту;
• висуває вагомі наукові праці на здобуття і присудження премій, медалей та інших видів відзнак, у тому числі міжнародних;
• у межах своєї компетенції розглядає питання про присвоєння науковим працівникам інституту вчених звань професора, старшого дослідника та подає відповідні рішення на затвердження до атестаційної колегії центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері наукової, науково-технічної діяльності вчених, порушує клопотання про присвоєння почесних звань;
• висуває кандидатів у дійсні члени (академіки) і члени-кореспонденти Національної академії наук України;
• ухвалює до друку підготовлені науковими працівниками наукові, науково-довідкові видання, чергові томи періодичних і продовжуваних видань та інші науково-дослідні праці;
• у межах своєї компетенції розглядає і надає висновки щодо наукових спеціальностей та навчальних планів вищих навчальних закладів із напряму підготовки фахівців інформаційної, бібліотечної, архівної справи та документознавства;
• розглядає питання міжнародного наукового співробітництва інституту;
• рекомендує наукових працівників інституту до аспірантури та докторантури;
• розглядає питання про надання творчих відпусток науковим працівникам інституту;
• розглядає питання щодо підготовки рекомендацій та клопотань до керівників архівних установ щодо надання творчих відпусток науковим працівникам архівних установ для закінчення ними дисертацій на здобуття наукових ступенів, написання посібників, монографій, довідників, інших наукових праць;
• розглядає та схвалює річні звіти про виконання тематичних планів науково-дослідних робіт та фінансових планів інституту;
• ухвалює рішення про розміщення власних надходжень у територіальних органах центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері казначейського обслуговування бюджетних коштів, або в банківських установах державного сектору;
• погоджує перелік посад співробітників УНДІАСД, на яких може застосовуватися гнучкий режим робочого часу та дистанційний режим праці;
• затверджує/погоджує умови праці співробітників інституту у разі виникнення особливих обставин з об'єктивних причин, які перешкоджають виконанню ними штатних обов'язків. До таких обставин належать: стихійні лиха (циклони, повені, землетруси тощо); війну і воєнні дії, збройні заколоти, блокади, масові заворушення, страйки та інші дії; техногенні (комунікаційні аварії, пожежі тощо); біологічні (епідемії, пандемії та ін.) фактори;
• вирішує інші питання діяльності інституту, визначені його статутом.

3 Права Вченої ради

3.1. Вносити пропозиції керівництву Укрдержархіву з питань оптимізації діяльності інституту.

3.2. Проводити, за потреби, спільні засідання з науково-дорадчими органами архівних, наукових та інших установ.

3.3. Отримувати від державних архівних установ, наукових закладів, структурних підрозділів Укрдержархіву висновки, відзиви і пропозиції з питань, які стосуються компетенції вченої ради та документів, що розглядаються.

3.4. Залучати для розгляду окремих питань учених і спеціалістів, які не є членами вченої ради.

3.5. Регламентувати роботу інституту у штатному та позаштатному режимі.

4. Організація роботи вченої ради

4.1. Діяльність вченої ради здійснюється відповідно до плану її роботи, який схвалюється на засіданні вченої ради та затверджується директором інституту.

4.2. План роботи вченої ради формується на основі Тематичного плану замовлення на виконання прикладних наукових досліджень і науково-технічних (експериментальних) розробок у сфері архівної справи та страхового фонду документації, Тематики наукових досліджень і науково-технічних (експериментальних) розробок, що виконуватимуться науково-дослідними інститутами, що належать до сфери управління Державної архівної служби України, за рахунок коштів державного бюджету, інших планів науково-організаційної роботи Укрдержархіву та УНДІАСД, з урахуванням рішень колегії Укрдержархіву, умотивованих пропозицій архівних установ, окремих членів вченої ради.

4.3. Засідання вченої ради проводяться за потребою, але не рідше ніж один раз на квартал.

4.4. Перед відкриттям кожного засідання вченої ради усі члени вченої ради зобов'язані зареєструватися власноручним підписом або за допомогою автоматизованої електронної системи.

4.5. Засідання вченої ради проводить голова вченої ради, а за його відсутності – заступник голови вченої ради. У разі відсутності вченого секретаря, його обов'язки покладаються наказом директора інституту на іншого члена вченої ради.

За відсутності голови вченої ради та його заступника засідання проводить учений секретар. У такому разі обов'язки вченого секретаря вченої ради покладаються наказом директора інституту на іншого члена вченої ради.

У разі відсутності голови вченої ради, його заступника та вченого секретаря обов'язки головуючого та вченого секретаря покладаються наказом директора інституту на інших членів вченої ради.

4.6. За рішенням голови вченої ради засідання вченої ради може проводитися у режимі Інтернет-відеоконференції (віддаленого доступу), коли нормативно визначені умови діяльності інституту унеможливлюють тривалий час проводити будь-які заходи в режимі безпосередньої зустрічі членів вченої ради в одному місці та за умови наявності технічного забезпечення учасників засідання засобами комунікацій, що дозволяють чути і бачити всіх учасників засідання, які знаходяться в різних місцях, у режимі реального часу, з можливістю здійснення за потреби аудіо- та відеофіксації заходу.

4.7. Членам вченої ради, які з об'єктивних причин не можуть безпосередньо бути присутніми у місці проведення засідання, дозволяється брати участь у засіданні в режимі інтернет-конференції (віддаленого доступу), за умови забезпечення їх технічними засобами комунікацій, що дозволяють чути і бачити всіх учасників засідання.

4.8. Вчена рада має право приймати рішення, якщо на засіданні присутні не менше як 1/2 її облікового складу, за винятком випадків розгляду кадрових питань, висунення робіт на здобуття премій і медалей, порушення клопотань про присвоєння працівникам інституту вчених звань та інших питань, де обов'язкова присутність 2/3 складу вченої ради.

4.9. Рішення вченої ради вважаються прийнятими, якщо за них голосувало понад 50% присутніх членів вченої ради, крім випадків порушення клопотань про присвоєння працівникам інституту вчених звань, де рішення вважаються прийнятими, якщо за них голосувало не менше як 3/4 присутніх членів вченої ради. Рішення приймаються відкритим або таємним (за рішенням вченої ради) голосуванням.

4.10. Відкрите голосування здійснюється шляхом підняття руки або за допомогою автоматизованої електронної системи з фіксацією результатів голосування (поіменне).

4.11. Таємне голосування здійснюється шляхом подачі бюлетеня або за допомогою автоматизованої електронної системи без фіксації особи члена вченої ради.

4.12. Якщо засідання вченої ради проводиться з використанням засобів відеозв'язку в режимі реального часу, таємне голосування проводиться з використанням програмного забезпечення (засобу), що забезпечує анонімність і верифікованість такого голосування. Програмне забезпечення (засіб) для проведення таємного голосування застосовується за рішенням вченої ради.

4.13. Лічильна комісія для таємного голосування (не менше трьох осіб) обирається відкритим голосуванням із числа членів вченої ради, присутніх на засіданні, та несе повну відповідальність за дотримання процедури і результати таємного голосування. У роботі лічильної комісії не можуть брати участі члени вченої ради інституту, кандидатури яких внесено до бюлетеня для голосування.

Протокол лічильної комісії затверджується відкритим голосуванням простою більшістю голосів членів ради, які брали участь у засіданні.

4.14. Засідання вченої ради оформлюється протоколами за підписами головуючого на засіданні та секретаря ради. Витяги з протоколів, у разі необхідності, направляються закладам, організаціям, окремим особам.

4.15. Вчений секретар вченої ради здійснює контроль за своєчасною підготовкою матеріалів для розгляду на засіданнях ради, організовує проведення засідань, веде протоколи та контролює виконання її рішень.

4.16. Матеріали для засідання вченої ради подаються вченому секретарю вченої ради не пізніше ніж за 4 дня до чергового засідання.

4.17. Вчений секретар вченої ради ознайомлює членів ради та інших зацікавлених осіб з матеріалами, що мають розглядатися на черговому засіданні, не пізніше ніж за 3 дні до чергового засідання.

4.18. Витрати, пов'язані з діяльністю вченої ради, здійснюються за рахунок асигнувань, передбачених кошторисом інституту.